Leadership

Collectivités : la révolution du travail collaboratif

16 janvier 2019

Collectivités : la révolution du travail collaboratif

Tribune. Elles ne sont soumises ni aux règles du marché, ni à une logique de croissance ou de profits. Mais, comme toutes les entreprises, les collectivités locales ont des obligations de résultat. Et donc de productivité… Et si le travail collaboratif en devenait un élément moteur ?

Multi métiers, multi tâches, multi services : que ce soit à l’échelle d’un village ou d’une région, chacune d’entre elles s’applique au quotidien à garantir la qualité du service public en améliorant continuellement l’environnement et le bien-être de ses administrés. Et, pour y parvenir, chacune doit aussi relever simultanément des enjeux majeurs, dans le secteur des transports, de l’économie et de l’emploi, de l’environnement, de la transition énergétique ou de la transformation numérique…

Mais le budget de toutes les collectivités locales repose aujourd’hui sur un équilibre de plus en plus difficile à maintenir, entre des recettes en baisse et des dépenses de fonctionnement toujours croissantes, dans un contexte général d’économies et de rigueur budgétaire. Pour les élus, il s’agit en fait d’un défi en forme de nœud gordien : comment contenir le poids de la fiscalité locale, maintenir les prix des services publics, réaliser les investissements dans de multiples domaines tout en faisant face à une baisse continue des dotations de l’État (12,5 Mds € entre 2014 et 2017, soit 6,5% des recettes), à ses transferts de compétences ou, tout récemment encore, à la perte du produit de la taxe d’habitation ?

Gagner en productivité en se transformant

L’un des premiers leviers d’une meilleure maîtrise des dépenses consiste évidemment à contenir les dépenses de fonctionnement et de personnel. Et pour y parvenir sans pénaliser les missions, l’une des solutions passe peut-être par la mise en œuvre en interne du travail collaboratif qui permet tout à la fois d’améliorer la productivité des agents et d’avancer plus avant dans la transformation numérique de l’administration territoriale.

Aujourd’hui, l’informatique a transformé en profondeur le travail des agents des collectivités. Mais depuis une quinzaine d’années, les nouvelles technologies liées à l’usage généralisé d’Internet, des réseaux et des nouvelles techniques de communication modifient encore l’environnement et les pratiques professionnelles. Solutions de stockage à distance, transferts de fichiers volumineux, dématérialisation des documents et des procédures : de nombreuses applications sont disponibles sur Internet et largement utilisées de manière individuelle par les agents. Quand elles leur sont accessibles… Car — et c’est leur rôle — les services informatiques, garants de la sécurité des données, redoutent le piratage ou la contamination des réseaux et en bloquent souvent les accès sur les postes de travail…

La révolution du travail collaboratif

Il existe cependant désormais, pour un budget relativement modique, des solutions numériques « tout-en-un » qui permettent de passer au travail ouvert en mode projet au sein d’une entreprise ou d’une administration. Une fois adaptée au profil de l’organisation, une telle plateforme va permettre de rassembler équipes et données dans un espace numérique commun et unifié, accessible à tous et à tout moment.

Elle intègre des moyens de communication publics et privés (messagerie, chat, VoIP, visioconférence), en audio et en vidéo, conçus pour fluidifier et faciliter les échanges et l’organisation du travail. Des fonctions d’agendas et de calendriers partagés permettent en parallèle de structurer les tâches individuelles ou en équipes et, pour l’encadrement, de piloter aisément les objectifs par projet.

Le partage de contenus, rendu souvent difficile par la rigidité des systèmes de réseau habituels, y est étroitement sécurisé, mais plus ouvert et élargi afin d’organiser l’accès à d’autres collectivités ou même à des administrés. Enfin, des espaces de stockage, privés et hautement sécurisés (chiffrement, redondances, normes ISO) hébergent l’ensemble des données et des projets en sécurité dans le respect des normes de cloud souverain aujourd’hui applicables à toutes les collectivités.

Travailler mieux, plus vite, à moindre coût, dans un espace commun sécurisé où tous les outils ont été conçus pour répondre aux besoins du quotidien des agents : de nombreuses collectivités ont déjà franchi le pas et adopté le travail collaboratif dans leur fonctionnement. Confort d’utilisation, émulation des équipes, transparence et sécurité, bien-être au travail et motivation des personnels : dans un contexte d’économies d’échelle chaque jour plus nécessaires, le travail collaboratif se révèle aujourd’hui l’un des vecteurs les plus efficaces pour une meilleure productivité des collectivités.

Par Antoine Duboscq, Président de WIMI et du Startup studio adVentures

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