La réunionite est une mauvaise habitude professionnelle, engendrée par un abus de réunions mal organisées, voire inutiles. Elle représente une énorme perte de temps, d’énergie, voire d’argent pour les entreprises. Pourtant, la conduite de réunion, ça s’apprend et c’est une des bases du management.

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.

Les réunions sont trop chronophages

Néanmoins, les réunions sont « chronophages », c’est-à-dire consommatrices en matière de temps, et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes. On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets. L’organisation de réunions est une bonne chose en soi mais, sur beaucoup de lieux de travail, le nombre de réunions devient totalement anarchique et parfois ingérable. Si les travailleurs n’arrivent plus à finir leur travail parce qu’ils se retrouvent trop souvent cloués dans une salle de réunion, il est grand temps d’intervenir.

Réunions : savoir fixer l’objectif de communication

Il vous faudra d’abord préparer l’objectif de communication de votre réunion. Un objectif ne s’improvise pas, sinon c’est le plus sûr moyen de tourner à la réunionite.

Les deux règles d’or d’un objectif sont les suivantes :

– Il doit être réalisable et mesurable. C’est le seul moyen pour savoir si vous avez convaincu, si vous avez des chances d’être suivi, si vous avez été écouté : votre conclusion portera sur votre objectif et vous pourrez ainsi en mesurer la réussite.

– Il doit se traduire en action. Oui, une réunion, c’est toujours une information qui engendre une action pour vos interlocuteurs. L’efficacité d’une réunion passe par l’expression de cet objectif.

Les étapes clés de la conduite d‘une réunion, avant, pendant et après :

L’opportunité de la réunion

Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la « réunionnite aiguë » :

– Quel est l’objectif de la réunion ?
– Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
– Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

Périmètre de la réunion

– Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.

– Durée : Idéalement, la durée d’une réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.

– Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour

Informer sur l’ordre du jour

Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion. Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.

Présentation & tour de table

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Rapporteur & émargement

Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. S’il s’agit d’une série de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour. Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement.

Récapitulatif & ordre du jour

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédente peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur réalisation. Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants. Les points importants de l’ordre du jour devront préférentiellement être abordés en début de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion.

Relevé de décisions et prochaine date

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en oeuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle. S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).

Le compte-rendu

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ».

Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants : Objet de la réunion, date, participants et excusés, ordre du jour, résumé de chaque point de l’ordre du jour, relevé de décisions. Au minimum, à défaut d’un compte-rendu de réunion, il est indispensable de procéder à un simple relevé de décisions.

Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs : Acter des décisions, formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissants, capitaliser l’information, pour mémoire. Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants, pour validation. Après un délai de l’ordre d’une semaine, si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

Vous avez maintenant tous les outils et conseils en main pour conduire votre réunion en bon manager. Votre temps est précieux, celui de vos collaborateurs également.