Facteur de progression professionnelle, l’amélioration de la productivité est un défi permanent pour tout manager conscient que son efficacité reste la clé de la réussite. Si cela n’est pas chose facile, il existe tout de même différents moyens d’y parvenir.

Comment être plus efficace ? Tout bon manager se pose cette question. À l’heure où les charges de travail augmentent, il doit en faire toujours plus. « Alors que les outils modernes devraient nous permettre d’atteindre une meilleure productivité, celle-ci est en recul. Si parfois, l’origine de cette baisse se trouve dans l’absence de sens dans son travail, souvent, elle est liée à un manque de méthode. D’ailleurs, les structures éducatives françaises cherchent à donner des compétences mais pas de savoir-faire. Or, sans méthodologie, on se perd vite, notamment à l’heure du multitâche », souligne Thomas Bart, président de Betipi, cabinet de conseil en stratégie digitale.

1. Avoir une bonne hygiène de vie

La notion de productivité ne doit pas se résumer au seul travail. Elle doit englober les activités qui supportent le bien-être du manager. Difficile d’être performant lorsque l’on manque de sommeil, que l’on est en hypoglycémie. Pour Thomas Bart, le triptyque sport-nutrition-sommeil est primordial. « Ces 3 éléments aident indirectement à être plus efficace. La raison ? Un esprit sain dans un corps sain. Lorsque l’on est en pleine possession de ses moyens, reposé, en forme, on est en mesure d’affronter avec plus de vigueur la charge de travail et les difficultés qui peuvent se présenter. »

2. Gérer les vraies priorités

Chaque journée doit débuter par la tâche la plus importante, celle qui me demande le plus de «jus de cerveau». Et tant qu’elle n’ait pas terminée, pas question d’entamer autre chose. La méthode ? « Chaque soir, avant de quitter le bureau, établir une liste des trois tâches prioritaires du lendemain, avec en tête la plus laborieuse. Celle-ci terminée, passer à la suivante », explique Thomas Bart.

3. Aménager son emploi du temps

Certains sont matinaux, d’autres aiment travailler le tard soir, question de métabolisme. Il est donc primordial d’organiser son emploi du temps en fonction de son heure de productivité maximale. « Par exemple lorsque le pic de productivité se situe le matin, il ne faut accepter aucun meeting, être disponible pour personne, sauf urgence, et se consacrer uniquement à ses tâches de fond », insiste Thomas Bart.

4. Limiter les distractions électroniques

Si les réseaux sociaux, newsletters et autres flux d’actualités sont de nouveaux outils qui permettent d’accéder en quelques secondes à de nombreuses sources pour de l’information pertinente, ce sont aussi des éléments de distraction, voire de perte de temps. Sans parler de son smartphone que l’on consulte toutes les 5 minutes pour lire ses SMS, mails, notifications… Ranger son smartphone pendant l’exécution des tâches importantes doit désormais être un réflexe. « Tant que les trois premières tâches ne sont pas accomplies, il est judicieux de ne pas être connecté ! Rien ne doit s’affiche sur l’écran de l’ordinateur ou du téléphone. »

5. Apprendre à dire non

Nul ne doit se laisser submerger par les sollicitations inutiles. Poser des limites est donc indispensable. Cela concerne ses collaborateurs mais aussi sa famille (conjoint et enfants). « La puissance d’une routine ne se dévoile que lorsqu’on la pratique tous les jours. Le moindre grain de sable peut ruiner les gains de productivité gagnés. Il faut comprendre que la ressource la plus précieuse d’un manager est le temps. Tout peut se rattraper, l’argent, le recrutement, les leads… à l’exception du temps perdu. Il faut savoir faire la distinction entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas. »

6. Faire des pauses

Les études montrent que le cerveau humain peut se concentrer de 90 à 120 minutes. Ensuite, il a besoin d’une pause. Mais pas question de prendre une pause n’importe quand et faire n’importe quoi ! L’objectif ? Faire le vide quelques instants : on marche, on s’hydrate… avant de retourner travailler dans la bonne humeur. 10 à 15 minutes sont nécessaires. En deçà, difficile d’éprouver la sensation de coupure. Au-delà la « remise en marche » est plus difficile.

7. Ranger son espace de travail

Pour éviter le capharnaüm bureautique, il faut en fin de journée prendre 15 à 20 minutes pour ranger son espace de travail. Mais un minium de cohérence s’impose pour que ce rangement soit efficace. Tous les éléments le plus souvent utilisés doivent être placés en évidence et être accessibles sans qu’il soit nécessaire de se lever. Une fois utilisé, chaque objet ou document doit être remis à sa place pour faciliter les automatismes. Qu’il s’agisse de classer des documents électroniques ou physiques, il est opportun de mettre en place un système qui permette d’accéder intuitivement à ces fichiers. Utiliser le même type de noms pour tous ses dossiers (par date du jour, nom de client, nom du projet…) permet une cohérence qui facilite la recherche et optimise le gain de temps.

8. Se faire aider et déléguer

Un manager n’est pas un super-héros capable de tout gérer rapidement ! Lorsqu’un collaborateur possède les compétences requises pour exécuter plus efficacement une tâche, il ne faut pas hésiter à la lui confier. De même, lorsque le délai est très court, il est nécessaire de répartir les tâches. Ainsi, le temps libéré peut être dévolu à ce que l’on fait de mieux. Enfin, il est primordial de partager sa méthodologie avec ses collaborateurs. « Plus on est haut dans la hiérarchie, plus le transfert de valeur doit se faire sur le savoir-être plutôt que sur le savoir-faire. Il ne faut donc pas hésiter à passer du temps avec ses collaborateurs pour leur transférer ce savoir, ce qui, en prime, les aide à améliorer leur productivité individuelle. Car lorsqu’un manager améliore sa productivité de 10% par an, c’est un gain de 10% pour l’entreprise. Mais s’il améliore la productivité de ses 5 collaborateurs de 5%, c’est un gain de 25% pour l’entreprise ! »